„Nowe modele prowadzenia spotkań biznesowych i organów spółek” – podsumowanie i prezentacje z V Wirtualnego Business Mixera

Tradycyjnie uczestniczących w spotkaniu – członków Stowarzyszenia, sympatyków Stowarzyszenia i zaproszonych gości, przywitał jego prezes – Sylwester Wybranowski, który następnie przekazał prowadzenie spotkania jej moderatorowi doc. dr Robertowi Pietrusińskiemu, który przedstawił koncepcję wystąpień. 

Nowe modele prowadzenia spotkań biznesowych, tj. w sposób zdalny zostały na szeroką skalę wprowadzone w czasie pandemii. Przewiduje się, iż zdalne prowadzenie: spotkań, zgromadzeń organów i zarządzających spółek, fundacji, stowarzyszeń i innych podmiotów, też będzie w podobny sposób funkcjonowało po ustaniu zagrożenia.

Zdalne prowadzenie obrad w spółkach kapitałowych umożliwia drobnym udziałowcom / akcjonariuszom podejmowanie decyzji np. jeżeli miejsce obrad znajduje się w odległej miejscowości. Zmieni się zatem pojęcie pakietu kontrolnego akcji / udziałów. Zmieni się również praktyka podejmowania decyzji w podmiotach gospodarczych.

W pierwszej części spotkania wystąpili:

Radca prawny Michał Marczuk i rejent Anna Hupert.

Przedstawili oni sposoby prowadzenia zgromadzeń oraz udziału w nich notariusza.

W wielu spółkach, mimo iż formalnie nie ma obowiązku udziału notariusza, to jest on proszony do uczestniczenia w zgromadzeniu jako osoba zaufania publicznego.

Następnie sprawy techniczne nowych spotkań biznesowych przedstawili panowie Marek Jałoszyński i Aleksander Klessa.

Należy zauważy, iż w dniu 31 marca 2020 r. została przyjęta ustawa o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (tzw. tarcza antykryzysowa) na mocy której zostały dokonane zmiany w Kodeksie spółek handlowych w zakresie dotyczącym możliwości uczestnictwa w posiedzeniach zarządu i rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz udziału w zgromadzeniach wspólników i w walnych zgromadzeniach akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a także głosowania na takich posiedzeniach i zgromadzeniach. Obecna konstrukcja przepisów dopuszcza tego typu rozwiązania z zastrzeżeniem sytuacji gdy umowa lub statut spółki stanowią inaczej. Aby więc korzystać z tych trybów nie jest potrzebna stosowna zmiana umowy czy statutu spółki, wystarczy bowiem, że umowa lub statut spółki nie zawierają w tym zakresie innych rozwiązań (np. nie wyłączają takiej możliwości).

W celu wykorzystania wskazanego wyżej rozwiązania to w odniesieniu do spółki z o.o. zasady uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinny zostać określone w stosownym regulaminie uczestnictwa przyjętym przez radę nadzorczą lub gdy nie została powołana przez zgromadzenie wspólników (przy czym uchwała wspólników może być podjęta bez odbycia zgromadzenia jeżeli wspólnicy posiadający bezwzględną większość głosów wyrażą zgodę na piśmie na treść regulaminu). Natomiast w przypadku spółki akcyjnej zasady uczestnictwa w zgromadzeniach i posiedzeniach w powyższym trybie winny zostać określone w przyjętych przez radę nadzorczą stosownych regulaminach odnoszących się nie tylko do walnego zgromadzenia akcjonariuszy, ale także do rady nadzorczej oraz zarządu.

Przy korzystaniu ze wskazanych powyżej rozwiązać trzeba również pamiętać o wymaganiach technicznych takich jak zapewnienie przez spółkę serwera, który będzie obsługiwał posiedzenie lub zgromadzenie, urządzeń/aplikacji rejestrujących, oprogramowania do komunikacji tekstowej lub werbalnej czy zabezpieczeń uniemożliwiających wzięcie udziału w posiedzeniach i zgromadzeniach przez osoby nieuprawnione. Ma to szczególne znaczenie dla zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń akcjonariuszy przede wszystkim jeśli chodzi o określenie sposobu wykonywania prawa głosu na tych zgromadzeniach np. czy zastosuje się system umożliwiający oddawanie głosu przy użyciu osobistych urządzeń czy zastosowane zostanie specjalistyczne oprogramowanie do składania i liczenia głosów.

W przypadku pracy zdalnej przydatne może okazać się istnienie możliwości uzgadniania rozmaitych bieżących kwestii związanych z wykonywaniem umów przy użyciu poczty e-mail. Co do zasady bowiem oświadczenia woli mogą być złożone przez strony w formie elektronicznej.

W sytuacji zaś gdy do zawarcia umowy lub złożenia oświadczenia ustawa lub umowa zastrzega zwykłą formę pisemną, to wówczas do dokonania takiej czynności nie wystarczy już sama tylko wymiana oświadczeń woli stron za pomocą poczty elektronicznej. W takim przypadku należy opatrzyć oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej, kwalifikowanym podpisem elektronicznym bowiem takie oświadczenie jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Trzeba jednak pamiętać, że jeśli strony w umowie ustaliły, że dla złożenia danego oświadczenia lub dla dokonania danej czynności wymagana jest forma pisemna i jednocześnie wyłączyły możliwość złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej to wówczas należy przyjąć, że pierwszeństwo ma tutaj forma wyraźnie wyartykułowana przez strony w umowie.

Część poświęconą technologii, która może być zastosowana do prowadzenia spotkań na odległość, w tym w szczególności zgromadzeń wspólników, poprowadzili panowie z firmy Intertrading Systems Technology – Aleksander Klessa i Marek Jałoszyński.

Obecnie na rynku istnieje szereg rozwiązań umożliwiających komunikację na odległość, w czasie rzeczywistym. Jednym z takich rozwiązał jest prosta i intuicyjna platforma Webex, której producentem jest firma CISCO.

Planowanie spotkań odbywa się z poziomu kalendarza elektronicznego organizatora. Po zaplanowaniu spotkania zaproszenia do udziału wysłane są automatycznie na skrzynkę email uczestników (np. wspólników, członków organów spółek, czy też zespołów roboczych).

Dołączenie do spotkania odbywa się za pomocą jednego „kliknięcia” w zielony guzik.

Uczestniczyć w spotkaniu można za pomocą dowolnych urządzeń umożliwiających komunikację – komputera, telefonu, specjalistycznego terminala, itp..  W konferencji większość uczestników brała udział poprzez komputer, ale były także osoby, które zadzwoniły pod specjalny nr telefoniczny podany w zaproszeniu i w ten sposób brały udział w konferencji.

Platforma umożliwia prowadzenie prezentacji a także udostępnianie dowolnych dokumentów z komputera prelegenta.

Spotkanie może zostać nagrane a jego zapis można zachować np. dla celów dowodowych.

Prowadzący spotkanie ma pełną kontrolę nad jego przebiegiem. Może udzielić prawa głosu, wykluczyć ze spotkania, przekazać prowadzenie, czy nawet przenieść część użytkowników i kontynuować poufną rozmowę w „prywatnym pokoju”.

Uczestnicy spotkania mogą korzystać z wbudowanego komunikatora (czatu), za pomocą którego mogą przesyłać wiadomości do innych uczestników konferencji – zarówno do wszystkich jak też do indywidualnie wybranych osób.

Jeżeli jest taka potrzeba można transmitować spotkanie do mediów społecznościowych takich jak Facebook lub YouTube.

Na koniec prezentacji uczestnicy mieli możliwość sprawdzenia w jaki sposób praktycznie można wykorzystać Webex do głosowania i jak prezentowane są oddane głosy.

Szczególną uwagę prelegent poświęcił zagadnieniom bezpieczeństwa. Współpraca i spotkania na odległość muszą mieś zapewnione bezpieczeństwo na wielu poziomach od planowania spotkań po uwierzytelnianie uczestników czy udostępnianie dokumentów. Muszą także zapewniać całkowitą poufność komunikacji. Platforma Webex posiada, niewidoczne na pierwszy rzut oka dla użytkowników zaawansowane mechanizmy, umożliwiające zachowanie tych wszystkich wymogów. Producent platformy Webex – firma CISCO – jest jednym ze światowych liderów w zakresie cyberbezpieczeństwa, a swoje doświadczenia i opatentowane technologie zastosowała również w tym rozwiązaniu. Bezpieczeństwo jest absolutnie najwyższym priorytetem w projektowaniu, rozwoju, wdrażaniu i utrzymaniu platformy.

Marek Jałoszyński zwracał uwagę, że obecnie, kiedy wykorzystanie informatyki do pracy na odległość nabiera i będzie nabierało coraz większego znaczenia kwestie bezpieczeństwa mają kluczowe znaczenie i nie ograniczają się wyłączenie do należycie zabezpieczonych systemów przeznaczonych  do komunikacji. Na co dzień za pośrednictwem Internetu wymieniamy się coraz większą ilością danych i dokumentów, które często są poufne, dlatego też istotne jest aby zadbać o właściwe narzędzia przeznaczone do zachowania tego bezpieczeństwa.

Firma Intertrading Systems Technology posiada doświadczenie i wiedzę w zakresie wykorzystania narzędzi umożliwiających kontrolę nad dostępem i obiegiem dokumentów i danych przetwarzanych przez organizacje. IST, jeżeli będzie taka potrzeba gotowa jest tymi doświadczeniami  się podzielić.

Serdecznie dziękujemy za uczestnictwo i zapraszamy na kolejne webinary.

Pozostajemy do Waszej dyspozycji,

Sylwester Wybranowski i Krzysztof Pajączek